Een goed ingerichte voorraad helpt met alle aspecten van het inkoopproces. In de meest uitgebreide vorm bestaat het inkoopproces uit vier stappen:

1. Bestelvoorstel
2. Inkoopopdracht
3. Binnenmelden
4. Inkooplevering

Misschien besluit je uiteindelijk alleen te werken met inkoopleveringen. MplusKASSA biedt je deze ruimte. Maar in deze handleiding doorlopen wij de reis van een artikel door alle stappen.

1. Bestelvoorstel

Het bestelvoorstel zal dan proberen zoveel van een bepaald artikel te bestellen dat de voorraad weer op aantal komt wat is aangegeven in de ‘maximale voorraad’, maar omdat er een besteleenheid is kan het zijn dat de uiteindelijke voorraad iets afwijkt.

2. Inkoopopdracht

Afhandeling door leverancier

Met deze instelling kan de status van een (volledig) openstaande opdracht op 'Aangeboden aan leverancier' gezet worden. De leverancier heeft hierna mogelijkheid om de opdracht te wijzigen en de status hiervan op 'In behandeling door leverancier' te zetten (via de API). Wanneer de leverancier de artikelen verzonden heeft wordt de status op 'Verzonden door leverancier' gezet. Vanaf dat moment kan de opdracht in de backoffice weer verder afgehandeld worden.

Email actie vanaf status aangeboden aan leverancier

Met deze instelling kun je aangeven dat de email actie pas toegestaan is als de factuur aan de leverancier is aangeboden.

Afwijkende artikel-leverancier toestaan

Wel of niet toestaan of een artikel met een afwijkende leverancier aan een inkoopopdracht toegevoegd mag worden. Voordat de inkoopopdracht geregistreerd wordt zal dit gecontroleerd worden.

Inkoopprijs bijwerken

Moet in het geval van een afwijkende inkoopprijs bij de opdracht de inkoopprijs op de artikelkaart aangepast worden naar de laatste gebruikte inkoopprijs. Wanneer de inkoopprijs uit de leverancier uitvoering komt wordt deze aangepast.

Inkoop blokkeren bij ontbrekende inkoopprijs

Moet in het geval van een ontbrekende inkoopprijs de inkoop van het artikel geblokkeerd worden?

Inkoop blokkeren bij ontbrekende leverancier

Moet in het geval van een ontbrekende leverancier de inkoop van het artikel geblokkeerd worden?

Leverdatum mag zelfde zijn als opdrachtdatum

Hiermee kan ingesteld worden of de ingestelde inkoop Leverdatum gelijk mag zijn als de opdrachtdatum. Eventueel kan er een vraag gesteld worden per keer.

3. Binnenmelden

Binnenmelden is een functie die voor leveringen gebruikt kan worden wanneer er ook gebruikt wordt gemaakt van de module Q2050 Mplus Orders. Deze functie laat bij het scannen van de artikelen die zijn geleverd welke inkoopopdrachten en verkooporders uitgeleverd kunnen worden. Na bevestiging worden de inkoopleveringen en pakbonnen automatisch gemaakt. Indien van artikelen geen openstaande inkoopopdracht gevonden kan worden dan zal hiervan (per leverancier) een direct inkooplevering aangemaakt worden.

Op basis van het aantal dagen dat een inkoopopdracht of verkooporder openstaat zal bepaald worden welke als eerste in aanmerking komt voor de binnenmelding.

Ga in het hoofdmenu naar Inkoop > Binnenmelden. Links in het scherm kan er gekozen worden om één of meerdere artikelen te selecteren. U kunt artikelen handmatig selecteren, importeren of scannen met een barcode scanner.

Wanneer het artikel geselecteerd is verschijnen de inkooporders en inkoopopdrachten waar dit artikel op staat. Dit wil niet zeggen dat al deze opdrachten binnengemeld kunnen worden.

Wanneer op ‘Alles binnenmelden’ wordt geklikt worden net zolang opdrachten binnengemeld totdat er geen artikelen meer in de selectie aanwezig zijn in de volgorde zoals de opdrachten zijn weergegeven. Wanneer een artikel dus in meerdere openstaande inkoopopdrachten staat dan zal altijd de opdracht die het langst openstaat als eerste in aanmerking komen voor binnenmelding. Indien een inkoopopdracht korter openstaat dan het aantal ingestelde openstaande dagen dan zullen de opdrachten die volledig binnengemeld kunnen worden als eerste in aanmerking komen.

Ditzelfde principe wordt ook toegepast voor de verkooporders.

Omdat bij ‘Alles binnenmelden’ de volgorde van binnenmelden vaststaat is het nog mogelijk om een enkele opdracht binnen te melden. Op deze manier kunt u een bepaalde opdracht voorrang geven en deze als eerste binnenmelden.

Selecteer een inkoopopdracht in de lijst en klik op de knop ‘Ink.levering’. Na bevestiging zal de geselecteerde inkoopopdracht worden binnengemeld. Hierna zal het overzicht vernieuwd worden en de opdracht uit de lijst verdwijnen. Ook het aantal in de kolom ‘Binnenmelden inkoop’ wordt voor de betreffende artikelen verlaagd omdat deze nu zijn binnengemeld. Let op dat de aantallen in kolom ‘Binnenmelden verkoop’ hierdoor niet wijzigen.

Op dezelfde manier kunt u een enkele order uitleveren. Selecteer een order in de lijst en klik op ‘Pakbon’. Hierna wordt een pakbon van de order aangemaakt en zullen de aantallen in de kolom ‘Binnenmelden verkoop’ aangepast worden.

4. Inkooplevering

Overzichten en rapportage

Vooraad met meerdere filialen

Voorraadbeheer in meerdere filialen

Elke filiaal is een eigen voorraad locatie

Binnen MplusKASSA is ieder filiaal een eigen voorraadlocatie. Meer uitleg hierover vind je in onderstaand kennis item.

-- ITEM Voorraad per filiaal

Interfiliale opdrachten

De functie Interfiliaal wordt gebruikt om voorraad te verplaatsen tussen verschillende filialen.

interfiliale overzichten

Tellen en corrigeren

Overzichten en rapportage

Het overzicht voorraad per filiaal toont een uitgebereid overzicht van de voorraad van ieder product per vestiging. Hierin is iedere voorraadboeking terug te vinden.

-- ITEM Overzicht huidige voorraad

De voorraad van een eerder moment is terug te vinden in Voorraad op peildatum

-- Item Overzicht vooraad op peildatum

In het correctie overzicht kun je duidelijk zien welke producten in je correcties aangepast zijn, en waar de voorraad dus niet correct was.

-- ITEM Overzicht Correctie aantallen

Bestellen met MplusKASSA

Het bestelproces bestaat uit het opstellen van een inkoopopdracht vanuit een bestelvoorstel, of handmatige invoer. En het leveren van deze opdracht.

De simpelste methode is dan ook het boeken van een directe inkooplevering. Het registreren van een inkoopopdracht, eventueel vanuit een bestelvoorstel kan grote voordelen bieden in de betrouwbaarheid van de voorraad. En het gemak waarmee een bestelling wordt gemaakt.

Door middel van het registreren van de gewenste minimale en maximale voorraad kan MplusKASSA een voorstel doen van de producten die bestelt moeten worden. Zie hiervoor het kennis item bestelvoorstel

-- ITEM Bestelvoorstel

In een inkoopopdracht staat geregistreerd wat er bij de leverancier besteld wordt, hiermee hou je bijvoorbeeld inzicht in wat al in bestelling staat, om dubbele bestellingen te voorkomen.

-- ITEM Inkoopopdracht

Vanuit verscheidene onderdelen in MplusKASSA kan een todolijst gemaakt worden. Dit betreft een lijst met producten, uit bijvoorbeeld een telling of bestelvoorstel. Met deze todolijst kan onder andere een inkoopopdracht gemaakt worden.

-- ITEM Todolijst

In de inkooplevering wordt de voorraad opgeboekt. Dit kan een levering zijn op basis van een eerder gemaakte opdracht, of door middel van een directe inkooplevering.

-- ITEM Inkooplevering

Met binnenmelden kan een binnenkomend product gescand worden. Het systeem zal deze dan automatisch koppelen aan de oudste openstaande opdracht.

-- ITEM Binnenmelden

Inventariseren en corrigeren

Om de voorraad kloppend te houden zal periodiek een inventarisatie (telling) gedaan worden. Dit gebeurt met de functie Voorraadcorrectie

-- ITEM Voorraadcorrectie

Overzichten en rapportage

Het overzicht voorraad per filiaal toont een uitgebereid overzicht van de voorraad van ieder product per vestiging. Hierin is iedere voorraadboeking terug te vinden.

-- ITEM Overzicht huidige voorraad

De voorraad van een eerder moment is terug te vinden in Voorraad op peildatum

-- Item Overzicht vooraad op peildatum

In het correctie overzicht kun je duidelijk zien welke producten in je correcties aangepast zijn, en waar de voorraad dus niet correct was.

-- ITEM Overzicht Correctie aantallen

Deze items worden in POS beschikbaar

1. De actuele voorraad van een artikel kan op de snelknop getoond worden.
2. De interfiliale opdrachten kunnen in de wachtrij getoond worden.

Extra instellingen

Voorraad balanceren o.b.v. ingrediënten

Of de voorraad van artikelen met artikelkoppelingen gebalanceerd moet worden met de voorraad van de gekoppelde artikelen.

Voorraad weergave in het kleur/maat-overzicht

Hiermee wordt of de voorraad of de vrije voorraad weergegeven in het kleur/maat-overzicht op de artikelkaart.

Vrije voorraad tonen op bonregel

Tonen van de vrije voorraad bij een bonregel als het een voorraad artikel is. Vrije voorraad is de huidige voorraad minus in order.

Vrije voorraad tekst tonen?

Moet de tekst voor de vrije voorraad getoond worden.

Vrije voorraad tekst

De tekst die voor de vrije voorraad getoond wordt op een snelknop als "Vrije voorraad tonen" aan staat.

Dagvoorraad gedrag

Hoe moet de kassa zich gedragen als de voorraad van een dagvoorraad artikel op is.

Dagvoorraad vrije voorraad tonen

Moet de vrije voorraad van dagvoorraad artikelen altijd getoond worden.

Vrije voorraad altijd verbergen

Hiermee kunt u de vrije voorraad op snelknoppen altijd verbergen, ongeacht de instelling van de snelknoppen zelf.

1. De inkoopprijs op de artikelkaart kan automatisch bijgewerkt worden met de prijs die je op de inkooplevering invoert
2. Bij inkooplevering of opdracht kan automatisch een vester getoond worden om labels af te drukken van de geleverde goederen
3. De voorraad van samengestelde artikelen kan afgeboekt worden van het hoofd, of de sub artikelen.